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米克爾森（peterchristianherslebkjerschowmichelsen，1857年－1925年），北歐挪威政治家。
編者按：提到時間管理，很多人都不約而同地認為，通過待辦事項清單，并設置各項安排的預計耗費時間，就可以更好地管理并規劃自己的時間。然而，jotform公司ceoaytekintank卻認為，這種方法并不科學。aytekin稱，大多數人在進行日程安排時，并不能準確地預估并計劃各事項所需的時間。因此，以計劃時間為主的待辦事項清單，無法解決真正的問題。aytekin認為，真正重要的是，關注優先處理的重要事項，同時找到自己在一天中效率的時間段。這篇文章翻譯自aytekin原創的高效工作系列文章，原標題為escapethetyrannyoftheto-dolist:howtoscheduleyourpriorities,notyourtime，希望對你有所啟發。圖片來源：經營一家公司，每天都會遇到很多事情。其中，不乏比較重要又比較緊急的事情。對此，我們基本上沒有辦法回避。所以，只有通過更高效地利用自己的時間，從而解決這個問題。但我相信，我們所了解的時間管理方法，都不正確。從我們小時候開始做家庭作業開始，以及在后期各種興趣愛好的練習當中，我們學習到，時間管理即意味著要根據自己的時間來對日程事項進行排序。然而，正如著有暢銷書《成功人士的7個習慣》的作者、管理大師史蒂芬·柯維（stephencovey）而言，時間管理的關鍵，是規劃自己的優先事項。根據某項調查顯示，只有17%的調查對象可以正確地預估自己在某事項上所耗費的時間。這就是所謂的“計劃謬誤”（theplanningfallacy），又稱作“積極性偏差”（positivebias），導致我們在進行規劃時，會極大地低估我們在每項待辦事項上將要耗費的時間。比如，我們可能會計劃用3小時來做一個ppt。然而，你僅僅在背景調研環節就用了四個小時。在加拿大滑鐵盧大學（universityofwaterloo）針對積極性偏差展開的一項調研中，調研人員在調查對象身上都可以發現計劃謬誤的身影。這些調查對象在對不同工作事項進行時間預估和安排時，會參照自己在某拿手事項上所耗費的時間，從而出現不同計劃相同時間的安排（當然這些時間包括休息時間、思考時間以及可能出現注意力分散的時間等）。通常情況下，我們可能根本無法確認，某項工作到底需要多少時間來完成。所以，我們不應該再做預估時間這樣的無用功了。圖片來源：@glenncarstenspeters在我自己的公司，在做項目規劃時，我們幾乎從來都不設置后期限。相比于在待辦事項之前的方框中打勾所帶來的滿足感，我們更加關注于怎么把工作完成得更好。我們的團隊有足夠的自由，去嘗試不同的想法，探索不同的領域，并且為430萬在線用戶提供**的解決方案。而這一切的背后，都聽不到時鐘的嘀嗒嘀嗒聲。正如美國第34任**德懷特·艾森豪威爾（dwightd.eisenhower）曾經所說：重要的事情很少是緊急的，緊急的事情很少是重要的。按照既定的日程行事（當然我們基本上都做不好時間預估），很容易讓人陷入一個怪圈，并嘗試用待辦事項清單來更好地進行日程及時間管理。在沒完沒了的待辦事項清單上不停地打勾，聽起來很有有趣，也會讓人更有動力，但卻很容易找不到重點，忽視本來就很重要的事項。如果在安排某重要事項時，計劃的時間段太少的話，那這一天的日程安排就可能不科學，從而這一天都可能在與待辦事項上不重要的事項打交道。我經常提醒自己，我們忽略的事項，通常都是重要的事項。而這些事項，往往都可以幫助我們在效率管理方面做得更好。通過不斷地關注重要事項，我們可以達到一種心流狀態。根據**心理學家米哈里·契克森米哈賴（mihalycsikszentmihalyi）所述，心流狀態是一種在專注進行某種行為時所表現出的心理狀態。在此狀態下，人的注意力高度集中，思如泉涌，效率會變得更高，同時還會產生出更多的創意。然而，在嚴格管理并控制自己時間的前提下，我們卻很難體驗這種心流狀態。當然，我們也不應該就直接放棄時間管理。與其借助待辦事項清單或者錯誤地預估時間段，我們其實可以更好地規劃一天的日程，并實現個人的巔峰效率。以下三個步驟，教你如何根據自身情況進行具體的實踐，希望對你有所啟發：圖片來源：步：優先關注的，是重要事項，而非緊急事項**個人成長權威人士博恩·崔西（briantracy）曾說：人生總是不夠時間去完成身邊的每件事情，但總會有時間去完成你認為重要的事情。保持你的日程不受時間約束，聽起來有點不可思議，但實際上卻是實現巔峰效率的重要因素之一。不過，在開始管理自己的效率之前，你應該知道哪些事項值得優先關注。艾森豪威爾清晰地認識到重要事項和緊急事項的區別，并且總結了一套方法來進行時間管理。而柯維則將這套方法公開并普及開來，并且為了保持對該套方法提出者的尊重，還將其命名為艾森豪威爾矩陣。根據艾森豪威爾矩陣，我們可以清晰地區別需要立即關注的事項以及需要花時間的事項。然而，如果錯誤理解并應用的話，可能會反過來阻礙效率。艾森豪威爾矩陣一共有四個象限。其中，每個象限都代表著不同的事項解決方法。圖片來源：rutgerw.quak象限是危機象限。在這個象限中，事項不僅緊急，而且重要。保持關注象限，會導致壓力巨大、精力疲憊以及其他的關聯問題。科維認為，長時間關注象限的人，只會在第四象限中找到解脫。因為，第四象限的事項，既不重要，又不緊急。第三象限的事項，是緊急但不重要的事項。比如，明天即將到期的某個在線問卷調查。在這個象限中，我們會錯誤地把緊急事項當作重要事項，其中的事項也基本上是基于他人的期望或關注點而安排的。在這個象限中，我們會快速地浪費寶貴的時間，因此是極其危險的一個象限。后，第二象限的事項，是重要且緊急的事項。據科維所說，“第二象限是高效個人管理的核心。”真正的高效人士，會留意象限，但關注的卻是第二象限。在這種狀態下，我們會關注機會，預防性地進行思考，同時會預留足夠的時間關注于真正重要的事項。通過艾森豪威爾矩陣來管理任務事項，我們可以理解到每個項目應該投入多少關注，而不是多少時間。正如科維所說，“這部分的挑戰，并不是時間管理，而是自我管理。”換句話而言，與其計劃在某件事項上投入的時間，不如采取更有效也更有用的方式，認清自己的能力，了解怎么才能高效地完成各項任務。對我而言，帶領并指導自己的團隊，是重要但不緊急的事項，屬于第二象限。當我們成立新的、規模為4至5人的跨部門團隊時，他們總是會感到困惑，并且不清楚自己的目標。我從中得到的教訓是，如果沒有人帶領他們，他們的工作成績往往都是亂糟糟的，質量也不是**的。然而，如果每周安排一次約15分鐘的例會，聚在一起討論項目，向他們提供必要的指導，并且讓他們意識到他們的工作成績對公司起到的關鍵作用，他們就可以很快地團結在一起，并產生高效的生產力。圖片來源：simplefocus@travisknight第二步：管理自己的巔峰時段知道如何辨別關鍵事項后，接下來就可以有戰略性地實現巔峰效率。在這個階段中，你也可以學會更好地控制和管理自身的能量水平。當手頭上的工作非常順手并且高效工作時，一切的屏障仿佛瞬間都消失了。在這種狀態下，我們高度專注，并且沉迷于自己的工作。這是一種理想狀態。很顯然，在公司日常運轉過程中，我們無法刻意回避緊急事項（雖然有時候緊急事項非常單調乏味），但我們可以知道，什么時候我們可以保持專注狀態，什么時候又卻是心不在焉的狀態。在效率巔峰時段，我們會變得更加專注，并且聚焦于解決重要的事項。在這種情況下，我們通常愿意持續不間斷地保持工作狀態，同時也很少有精疲力盡的感覺。**化自己的專注時段，不僅可以增加精力，還可以促進動力。比如，權威成功學大師戴爾·卡耐基（dalecarnegie）曾經的一項研究發現，相比于員工專注力都非常差的公司，如果公司里都是專注力高的員工，那么其業績表現多可高出202%。此外，**職業教練佩內洛普·特倫克（penelopetrunk）還建議，我們可以把一天的24小時分成兩類時間段，分別用來處理自己喜歡的事情和不喜歡的事情。這種分割方法，有助于提升個人效率。把自己喜歡的事項當作一種獎勵，在完成不喜歡的事項后來獎勵自己。當然，如果在某事項上出現拖延情況，就直接略過，從而花盡可能多的時間做自己喜歡做的事情，因為它們很可能是屬于第二象限的事項。圖片來源：雖然我們無法回避我們不喜歡的事項，但至少我們可以決定什么時候來做這些不喜歡做的事項。實施項目的時間段，在認知表現方面多可以產生20%的差異。有科學研究表明，你之所以在早上10點可以輕松地解決某個難題，而在下午3點時卻奮力地掙扎著趕后期限，是有因可循的。據暢銷書《全新思維》（awholenewmind:whyright-brainerswillrulethefuture）一書作者丹尼爾·平克（danielpink）在書中所言，75%的人們在一天中通常會依次經歷三個階段：巔峰時段、低谷時段以及恢復時段，另外25%所經歷的三個階段在順序上有所不同：恢復時段、低谷時段以及巔峰時段。通過追蹤并了解我們在一天中不同時段的表現，我們可以意識到自己的能量水平變化，發現自己的巔峰時段，并在此時段高效地產出。你可以制作一張表格，并記錄你在全天中的能量水平。同時，還要跟蹤記錄自己的創造力、專注力以及興趣點的變化情況，從而以周為單位，從這些記錄中發現相應的巔峰時段規律。一旦找到自己的巔峰時段后，你就不要錯失這些寶貴時間，珍惜每一分每一秒，實現高效量產。圖片來源：@campaign_creators第三步：選擇恰當的戰略不同的職業角色，也會影響你的工作方式。根據創業教父保羅·格雷厄姆（paulgraham）所言，日程可以分為兩種：一種是執行者日程，另一種則是管理者日程。管理者日程的核心是會議。對管理者而言，其日程形式通常都是點狀式的。在他們的日程表中，你可以看到很多會議日程安排。編輯或程序員等執行者角色，他們通常都是根據管理者的日程安排，盡可能地保持高效狀態。在他們的日程表中，通常都是塊狀式的以小時為單位的日程安排，因為只有這樣他們才能保持專注，并且提供創造性的解決方案。如果你必須要按管理者日程來行事，但你卻在執行者日程的框架下才能高效產出，那么根據格雷厄姆的建議，你可以在日常工作中把兩種日程安排方式結合起來。此外，如果你按管理者日程來行事，卻想讓自己有額外時間，那么你可以在日程安排中采用會議間隙方法。根據會議間隙方法的描述，在安排會議日程時，如果某項會議日程原計劃為1小時，那么你在設置會議日程時，應該把這項日程的時間段按原計劃時間的1.5倍來進行規劃，即1小時30分。這樣的安排，你就有額外時間消化會議內容、回顧會議中遺漏的問題或者就單純地休息。如果間隙時間特別長的話，你還可以解決緊急事項，以免耽誤自己的重要事項。圖片來源：@esteejanssens在經營自己的公司時，我曾經嘗試著按執行者日程來行事，但后來我發現我應該安排一個混合日程。每天下午，我都是按管理者日程來安排自己的各項事務，而早上則是按執行者日程來安排的。在早上的時段里，我會安排塊狀時間段進行深度思考和工作。當然，你還可以嘗試用達芬奇日程安排法來規劃自己的事項。達芬奇日程安排法的核心，是將自己的在一天中的深度專注時間分為硬深度時間和軟深度時間。硬深度時間用來處理較難且極具挑戰的事項，通常把它安排在每周工作日前三天的某固定時段；而軟深度時間則用來處理可以輕松應對的事項，通常安排在每周工作日后兩天的某固定時段。此外，你也可以嘗試3天專注工作法，根據自己的實際工作內容，在一周中預留三天，并用來專注于某項工作。無論采取何種日程安排方式，重要的是，找到自己的巔峰時段，并在該時段優先安排重要的事項。此外，不要一味地為了管理日程和時間而建立徒有虛名的待辦事項清單。圖片來源：寫在后當我們在巔峰時段保持高度專注時，我們可以產出更高效的業績；同時，工作結果也可以變得更有連貫性。此外，在必要的情況下，我們還可以延長自己的工作時間，并且不會產生精疲力盡的感覺。另外值得一提的是，巔峰時段也可能隨著時間而不斷地變化。這個月保持高效的時間段，也許下個月會變得效率異常低下。因此，要學會了解并認清自己的能量水平，關注并記錄其可能存在的變化。評估、再調整，然后繼續向前。你的所作所為，也許連你自己都會大吃一驚。編譯組出品。
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編者按：作者jonlevy是一位研究人類行為的科學家。他在本文提供了5種有科學理論支持并且可操作性較強的方法，可以有效的增加工作樂趣。每個人都聲稱想要一個有趣、令人興奮和感到滿足的職業。作為一名研究人類行為的科學家，我是生活方式工程的忠實信徒——創造一種能讓你滿足并讓你過上你想要的生活的工作環境。雖然發展恰當的平衡可能需要幾年的時間，但你可以做一些事情來改善你的工作環境。首先，你需要問自己兩個問題:你打算在這份工作上耕耘足夠長的時間，讓它值得付出努力嗎?你愿意付出努力而不僅僅把工作當成是賺取薪水的一種方式嗎?如果你對兩者都有答案，那么這些科學支持的方法可以幫助你。1.嘗試“心流”1990年，研究員米哈里·契克森米哈發布了一本名為《心流：**體驗的心理學》的書。他描述了一種心理狀態,涉及各行各業的人，從體育到文學領域。當人們表現出**狀態，并且完全投入到他們的活動中，就會感到輕松。他們進入心流狀態，甚至可能會失去時間概念。要進入這個狀態，你必須參與到你的技能范圍之外的事情。它必須是非常困難的，你可以通過完成它來成長或改進——但也沒有難到你無法企及。另一位作家斯蒂芬·科特勒探討了更快地進入心流狀態是怎樣導致了人類成就的巨大飛躍。“超人的崛起:破譯人類表現的科學”包括了人們學習速度加倍的例子。2.促進興奮一組來自埃默里大學醫學院和博伊爾醫學院的研究人員發現，當人們以一致的間隔期待獲得獎勵時，大腦快感中心的反應會更小。如果獎勵是不可預知的，那么同樣的區域會做出更強烈的反應。這些被稱為間歇性獎勵。在工作中，問：你如何提供間歇性的或不可預知的獎勵或機會？這可能就像在隨意的日子里帶上甜點一樣簡單，或者在共同空間的“碰撞”中促成創造性的對話。3.確定激勵因素當我在銷售部門工作時，我有一個“非傳統”的老板，至少可以說。在一個銷售周期中，他同意如果我們達到一個具體的目標，他就會把頭發染成綠色。它可能看起來很幼稚，但它給了團隊一個集結點，讓工作變得更有趣。有一個超出標準配額和需求的目標激勵我們付出額外的努力。你能和你的同事玩什么樣的游戲?根據目標、客觀情況和個人興趣，你能和其他公司的辦公室有什么樣的對抗?誰知道呢——你可能會讓你的老板做一些尷尬的事情來換取你要去做的工作。4.獲得新視角你后一次移動工作空間是什么時候?比如換到不同的椅子、前往公共空間、辦公室或咖啡館。研究發現改變一個人的位置可以幫助一個人更好地學習。如果你的工作需要記憶和學習，那就改變你的環境。同樣，對于那些工作需要集中注意力的人來說，休息是至關重要的。密歇根大學的研究人員研究了一項被稱為注意力恢復理論(art)的原則。他們研究了穿過兩種不同的景觀——一個植物園和一個市中心走廊——是如何影響學生的認知思維能力。研究人員比較了學生在散步前后的認知功能得分。穿過植物園的個人表現出明顯的改善，而那些步行到市區的人卻沒有看到太多變化。5.使用番茄時間管理法有些項目一開始可能看起來令人不知所措，但把你的時間用在比完成工作更有吸引力的事情上是很容易拖延的。“番茄工作法”是由弗朗西斯科·西里洛在上世紀80年代末發明的一種時間管理方法，可以使工作和生活兩者都獲得**的效果。西里洛用一個傳統的廚房定時器把他的時間分成集中的、25分鐘不間斷的工作時段。工作25分鐘后再進行必要的休息。這種方法可以幫助你把注意力集中在完成任務的同時，還能在急需的休息時間內完成任務。【編譯組出品】編輯：楊志芳